Pedoman Memulai Usaha Even Organizer

Even Organizer (EO) atau penyelenggara acara adalah salah satu lahan usaha

yang berprospek cerah dan cocok bagi siapa saja

yang ingin memulainya.

Di zaman serba sibuk ini, semakin banyak orang yang ingin segala sesuatunya berjalan praktis, termasuk mengadakan acara. Dahulu semua persiapan harus dijalankan sendiri, mulai dari makanan, tempat duduk, dekorasi, hingga peralatan pengeras suara. Sesudahnya, semua itu juga dibereskan dan dirapikan sendiri. Tak heran jika sang empunya hajat langsung kelelahan ketika acara usai.

Kini tidak perlu seperti itu lagi. Kalau kita bisa menyewa jasa EO sehingga bisa mengurus hal lain, kenapa tidak ? Hal ini dibenarkan Freddy Pieloor, CFP^®, konsulkan keuangan dari lembaga Money n Love. "Sekarang orang ingin semuanya serba praktis, gampang dan tidak repot," kata Freddy. Inilah yang menyebabkan bidang EO menarik untuk digarap lebih lanjut. Selain itu, yang namanya menggelar hajatan tidak aka nada habisnya. Jadi pengusaha EO akan selalu mendapatkan order. Dengan didukung konsep yang lebih personal dan unik, dijamin usahanya tidak akan sepi pelanggan.

Untuk mengetahui lebih dalam tentang dunia EO, simaklah ulasannya berikut ini. Apabila tertarik menjalankannya, andapun sudah memiliki bekal informasi yang memadai.

KENALI DUNIA EO

Secara garis besar, ada empat sifat kegiatan yang umumnya diselenggarakan, yaitu :

1. Perayaan ; ulang tahun, pernikahan, reuni, parade, bazar.
   
2. Pendidikan ; konferensi, rapat, kelulusan atau wisuda.
   
3. Promosi ; peluncuran produk, kampanye, kegiatan fesyen.
   
4. Peringata ; acara pemerintahan, perayaan hari-hari besar nasional.
   

Apabila dilihat dari pasarnya, usaha ini terbagi menjadi dua, yakni :

1. Korporat. Pasar ini tidak hanya terdiri dari perusahaan, tapi juga organisasi nirlaba, badan amal dan semacamnya. Kalau tujuannya adalah untuk amal, kegiatan yang dilaksanakan umumnya berupa acara penggalangan dana, konserl amal, atau kompetisi. Sementara itu, perusahaan biasanya menyelenggarakan konferensi, acara jalan-jalan karyawan, pameran atau rapat kerja.
   
2. Social. Disisi lain, pasar ini mencakup acara-acara yang umumnya lebih pribadi, seperti pernikahan, ulang tahun, acara anak-anak, sunatan dan lain-lain. Pelanggan dari pasar ini diperkirakan akan terus berlanjut. Diibaratkan, perjalanannya seperti siklus hidup. Setelah menyelenggarakan pernikahan, aka nada kelahiran anak, ulang tahun, sunatan, kelulusan/wisuda dan selanjutnya.
   

   Anda bisa saja memilih lebih dari satu kegiatan penyelenggaraan acara. Akan tetapi, Freddy menyarankan untuk menentukan satu saja, misalnya pernikahan. Alasannya ? supaya lebih spesifik. "Dengan menentukan satu saja, anda bisa mengembangkan usaha sesuai keahlian yang dimiliki. Hasilnya pun lebih terjamin," jelas Freddy.
   

   Setelah menentukan pasar, cari tahu siapa saja pesaing anda dan seperti apa servis yang ditawarkan. Tidak ada salahnya anda menawarkan produk yang sama, tapi akan lebih baik kalau anda bisa tampil dengan keunikan sendiri.
   

KETAHUI TANGGUNG JAWABNYA

Nah, biasanya EO diminta untuk melaksanakan tugas-tugas (bisa beberapa atau bahkan semuanya) dibawah ini untuk menjamin keberlangsungan acara, antara lain :

1. Melakukan riset.
   
2. Menciptakan desai acara.
   
3. Mencari lokasi.
   
4. Menyiapkan makanan, dekorasi dan hiburan selama acara.
   
5. Menyiapkan sarana transfortasi bagi tamu menuju dan dari lokasi acara.
   
6. Mengirimkan undangan untuk para tamu.
   
7. Menyiapkan akomodasi bagi tamu yang membutuhkan.
   
8. Mengkoordinasikan kegiatan orang-orang yang terlibat dalam acara.
   
9. Mengawasi jalannya acara di lokasi.
   
10. Mengadakan evaluasi keseluruhan di akhir acara.
    

Seberapa banyak tanggung jawab yang di emban EO bergantung pada kemampu EO itu sendiri serta kesepakatan dengan si penyewa/klien.

HARUS BISA FLEKSIBEL

Banyak pengusaha EO yang mulai dari satu bagian penyelenggaraan acara saja, misalnya dari dekorasi atau katering. Tapi peluangnya tidak akan seluas apabila menjalankan jasa EO. Penyewa pun akan lebih tertarik pada pengusaha yang bisa menyediakan semuanya sekaligus. Jadi mereka tidak repot lagi mencari ke tempat-tempat berbeda untuk melengkapi yang lain.

    Anda harus menyadari bahwa pekerjaan ini bukanlah seperti pekerjaan kantoran yang mulai pukul 9 pagi dan berakhir pada pukul 6 sore. Pekerjaan ini dalam pelaksaannya menuntuk kita untuk lebih banyak menyediakan waktu yang fleksibel supaya bisa mencapai kesuksesan. Seringkali anda harus bekerja diakhir pekan atau di luar daerah tempat anda tinggal.

PERKENALKAN USAHA ANDA

Perkenalan atau promosi bisa dilakukan melalui berbagai cara. Tentunya anda harus mendatangi tempat-tempat yang akrab dengan penyelenggaraan acara. Tempat-tempat itu adalah seperti setudio photo, tempat penyewaan busana atau kostum, salon, toko kue, dan gedung pertemuan. Anda juga bisa mendatangi perkumpulan ibu-ibu atau arisan atau organisasi-organisasi yang kerap melaksanakan acara untuk membagikan brosur. Dengan demikian, mereka akan mengetahui keberadaan usaha anda.

Membuat situs online juga bagus, terlebih sarana dan prasaran internet saat ini semakin marak digunakan untuk berbagai aktivitas. Tentunya anda bisa mengambil bagian dari kegiatan tersebut di dunia maya. Dalam hal ini, tentunya anda harus menampilan desain-desain dekorasi yang anda buat. Semakin spesifik semuanya akan semakin bagus. Kalau modal mencukupi, anda bahkan bisa mengikuti pameran. Sampaikan kelebihan-kelebihan yang ditawarkan oleh usaha EO anda. Apabila sudah memiliki klien, tampilkan testimoninya untuk menarik pelanggan baru.

LANGKAH-LANGKAH MENYELENGGARAKAN ACARA

1. Melakukan Riset.
   

   Cara terbaik untuk mengurangi resiko adalah dengan mencari tahu sebanyak-banyaknya mengenai keinginan klien. Sering-seringlah bertukar pikiran dengannya dan catat semuanya dalam buku catatan. Apabila acara yang akan diselenggarakan ada hubungannya dengan agama atau adat istiadat tertentu, maka anda harus banyak belajar tentang adat istiadat tersebut. Sesudah itu, carilah penyedia barang yang cocok dengan kebutuhan anda. Menekan harga memang wajar, tapi jangan sampai mengabaikan kualitas. Banyak-banyaklah membaca dan bertukar pikiran dengan orang lain dari berbagai kalangan.
   

2. Merancang Sebuah Konsep.
   

   Disinilah anda dituntut untuk kreatif. Sesudah berbicara dengan klien, seharunya anda sudah dapat membayangkan nuansa, tampilan dan perasaan yang timbul saat acara. Galilah ide-ide sebanyak mungkin untuk bisa memberikan nuansa-nuansa yang tidak monoton.
   

3. Membuat Proposal.
   

   Sesudah bicara dengan klien, melakukan riset dan mengetahui konsep yang akan di usung, anda bisa mengajukan semuanya kepada klien meminta persetujuan. Bagaimana jika konsep acaranya adalah "A" dengan nuansa yang alami dengan biaya "X" juta rupiah ? Atau sang klien lebih menyukai konsep "B" yang serba glamour dengan biaya yang lebih tinggi ? Buatlah proposal yang memuat informasi-informasi secara mendetail.
   

4. Melakukan Pengaturan.
   

   Pada tahap ini, dibutuhkan ketelitian dan kerja keras. Pasalnya anda kan berurusan dengan sejuta hal pada saat bersamaan, contohnya tukang bunga, penyedia sound system, pengisi acara dan lain-lain. Kalau anda tidak teliti dan tidak memiliki system dokumentasi yang rapi, maka anda akan merasa kerepotan sendiri nantinya.
   

   Pastikan hanya ada satu orang dari pihak klien yang bertindak sebagai penghubung antara klien dengan anda. Semakin banyak orang yang terlibat, semakin banyak pendapat yang dikeluarkan dan semakin besar kemungkinan terjadi kesimpangsiuran.
   

   Semakin besar acara, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkannya. Jadi, ketahuilah dengan pasti berapa lama waktu yang anda perlukan untuk proses persiapan ini. Perhitungkan juga hari-hari libur yang mungkin akan mengurangi afektivitas kerja.
   

5. Koordinasi.
   

   Anda harus memusatkan perhatian pada seluruh rangkaian acara, mulai dari pembukaan sampai dengan penutupan. Apa acara pembuka ? apa yang akan disajikan di pertengahan acara ? apa yang harus dilaksanakan dibagian akhir agar meninggalkan kesan bagi tamu ? jadikanlah semuanya itu sebagai satu kesatuan acara yang utuh.
   

   Tekankan kepada semua pihak bahwa ketepatan waktu adalah syarat utama agar acara bisa berjalan dengan lancar. Selain itu, yang mereka hadirkan juga mesti sesuai dengan kesepakatan bersama. Misalnya, tukang bunga hanya membawa mawar putih sesuai pesanan. Akan lebih baik kalau semua aspek bisa diperiksa lebih dari satu kali mengenai kesiapannya.
   

6. Melaksanakan Evaluasi.
   

   Kepuasan klien menjadi penanda utama bahwa acara telah berjalan dengan suskses. Tujuannya tentu saja agar klien bisa menyebarkan perihal kinerja kita yang memuaskan kepada orang lain. Selain mendapatkan klien setia, peluang kita mendapatkan klien baru akan menjadi lebih luas lagi.
   

-----ooooo000ooooo-----